Automatisierung im Büro
Damit Angaben nicht dreimal abgetippt werden.
Sie übertragen dieselben Angaben aus E-Mails in Listen? Sie erinnern Kollegen regelmäßig an offene Angebote? Ich helfe, solche wiederkehrenden Arbeiten zu vereinfachen, möglichst mit den Programmen, die Sie schon nutzen.
So fangen wir an: Wir gehen einen echten Vorgang aus Ihrem Büro durch. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt.
01 Beispiele
Was sich in kleinen Betrieben oft lohnt.
Automatisierung lohnt sich bei Vorgängen, die häufig vorkommen und immer gleich ablaufen. Vier typische Beispiele:
Anfrage landet direkt in der Liste
Angaben aus dem Anfrageformular stehen automatisch als neue Zeile in Ihrer Übersicht, statt aus der E-Mail abgetippt zu werden.
Die richtige Person wird informiert
Beschichtung an den einen, Zuschnitt an den anderen: Die Anfrage geht je nach Leistung an die zuständige Person.
Erinnerung an offene Angebote
Wenn ein Angebot eine Woche ohne Rückmeldung liegt, kommt eine Erinnerung. Nachfassen bleibt Ihre Entscheidung.
Bewerbungen sauber ablegen
Kurzbewerbungen von der Karriereseite landen geordnet bei der zuständigen Person, mit Datum und Status.
02 Wie ich arbeite
So gehe ich vor.
Erst den Ablauf verstehen
Was kommt rein, was passiert damit und wo geht heute Zeit verloren? Erst danach geht es um Technik.
Vorhandene Programme nutzen
Ich prüfe, was sich mit Ihren Werkzeugen lösen lässt, etwa Outlook und Excel. Ob sich Ihr Warenwirtschafts- oder ERP-System anbinden lässt, klären wir vorher.
Entscheidungen bleiben bei Ihnen
Ein Ablauf bereitet Angaben und Entwürfe vor. Angebote und wichtige Entscheidungen geben Sie frei.
Störungen fallen auf
Wir legen fest, wer eine Nachricht bekommt, wenn ein Ablauf hängt. Ich dokumentiere, wie er funktioniert und wie Sie bei einer Störung von Hand weiterarbeiten.
Wann es sich nicht lohnt
Bei seltenen oder jedes Mal anderen Vorgängen ist Handarbeit oft günstiger. Anbindungen, laufende Kosten und Betreuung prüfen wir deshalb vor der Umsetzung gemeinsam.
03 Häufige Fragen
Fragen zur Automatisierung.
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie mir.
Was lässt sich in einem kleinen Betrieb sinnvoll automatisieren?
Vor allem häufige und klar geregelte Vorgänge: Anfragen sortieren und weiterleiten, Angaben in eine Liste übertragen, Zuständige informieren, an offene Vorgänge erinnern.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Ich prüfe zuerst, was sich mit Ihren vorhandenen Programmen lösen lässt. Neue Systeme gibt es nur, wenn sie einen klaren Nutzen haben.
Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Fehler sollen auffallen. Ich dokumentiere den Ablauf und wie Sie bei einer Störung weiterarbeiten können.
Entscheidet dann die Technik statt mir?
Nein. Ein Ablauf kann Angaben und Entwürfe vorbereiten. Angebote und andere wichtige Entscheidungen geben Sie weiterhin selbst frei.
Passend dazu
Erstes Gespräch
Lassen Sie uns einen Vorgang aus Ihrem Büro durchgehen.
Etwa 30 Minuten am Telefon oder per Bildschirm. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung lohnt, was sie ungefähr kostet und was dafür nötig wäre.
- Kostenlos und ohne Auftrag
- Ein echter Vorgang statt allgemeiner Beratung
- Eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „lohnt sich nicht“ lautet
Schreiben Sie mir
Beschreiben Sie Ihre Aufgabe in ein, zwei Sätzen. Ich melde mich persönlich bei Ihnen.